Questa mattina, stavo leggendo il blog “Presentation Zen”, il quale contiene consigli ed analisi utili a tutti coloro che sono interessati ad esporre dei concetti ad un pubblico più o meno ampio. Il sito è curato da Garr Reynolds, il quale ha anche un sito web personale nel quale da consigli riguardo ad argomenti come Branding, Design e logicamente Presentation o Public Speaking.

Garr è “Associate Professor of Management” all’Università di Kansai Gaidai, ed in passato ha lavorato per Apple Computers Inc., facendo esperienze dirette con gruppi d’utenza Apple e soprattutto effettuando presentazioni, dimostrazioni software e keynotes rivolti ai migliori clienti dell’azienda.

Perchè vi parlo di Garr Reynolds? Semplice, per un professionista oggi, è di vitale importanza possedere le cosidette “presentation skills“, ovvero l’abilità di parlare in pubblico illustrando concetti che possono appartenere a svariati ambiti. Possedere queste capacità porta il professionista ad un livello superiore; ma a differenza di quanto si possa pensare, il parlare in pubblico richiede una grande preparazione, è una vera e propria disciplina che va studiata ed approfondita leggendo blog, libri e guardando presentazioni di chi è nel campo da diversi anni, cercando di carpire i loro segreti in modo da farli nostri e metterli in pratica al momento opportuno.

In questo post non farò altro che riassumere quello che ho imparato da Garr, leggendo il suo sito web personale, più precisamente mi riferisco alla sezione nella quale spiega come preparare una presentazione. Due sono i motivi principali che mi hanno spinto a scrivere questo post, innanzitutto, riassumendo quello che ho letto, posso verificare di aver effettivamente capito la lezione o in caso contrario spero di essere corretto da qualcuno che leggerà il post. Come secondo motivo, mi piace l’idea che questi appunti saranno fruibili on-line, e quindi, a portata di click, per chi inizia ad interessarsi al “Public Speaking” ma anche per me che li ho scritti; così facendo infatti non rischio di perdere del materiale interessante in mezzo alla moltitudine di libri ed appunti che c’è nella mia stanza .

Dieci consigli per organizzare una presentazione by Garr Reynolds:

1- Inizia pensando al risultato finale

Prima di aprire PowerPoint o qualsiasi altro software per creare le slides, pensa al giorno della presentazione. Rifletti sull’obbiettivo del tuo talk e soprattutto pensa a cosa tu vuoi che il pubblico  porti via dal tuo talk. Anche se l’obbiettivo è condividere delle informazioni, una presentazione non deve mai essere un semplice e freddo trasferimento di conoscenza, infatti, coloro che hanno trovato interessante ciò che hai detto possono sempre leggere poi il tuo blog o contattarti tramite Twitter per approfondire il discorso. Quindi, delinea per bene i punti chiave del tuo talk, ovvero quelle cose che spiccano su tutto ciò che tu dirai nei 30 o 50 minuti (la durata non ha importanza) nei quali sarai on screen.

2- Conoscere bene il proprio pubblico

Prima di creare il contenuto della presentazione, bisogna capire quale tipo di pubblico avremo davanti, in modo tale da poterci calare letteralmente nei panni del miglior presentatore per quel determinato pubblico.

Per far questo, non c’è nulla di meglio che rispondere alle classiche “Five W Questions”:

• Who: è di fondamentale importanza sapere chi sarà il pubblico che mi ascolta, soprattutto per capire il loro background, ovvero le conoscenze di fondo riguardo a ciò che andrò loro ad esporre.
• What: bisogna chiedersi a priori dove si vuole arrivare. Un talk può avere diversi obbiettivi, come ad esempio creare una scintilla nella mente del pubblico, dare consigli, fornire consigli riguardo ad una determinata cosa, ecc…
• Why: è utile anche domandarsi il perchè mi hanno chiesto di fare un talk, oppure il perchè ho chiesto di fare un talk.
• Where: avere informazioni utili riguardo al luogo in cui si tiene l’evento è utile, per organizzarsi nell’eventuale viaggio, scegliendo quindi che mezzi utilizzare per poter raggiungere una determinata location.
• When: il domandarci quando si svolge un talk, ci porta ad analizzare se abbiamo effettivamente abbastanza tempo per prepararlo in modo adeguato. E’ poi utile sapere l’orario dell’evento e se c’è una particolare scaletta per i talks previsti.

3- Contenuti

Avere dei buoni e solidi contenuti non assicura il successo della tua presentazione; ma di certo senza buoni contenuti sarà un fallimento. Quindi, prima di pensare a PowerPoint o a KeyNote, assicurati di avere solidi contenuti sui quali poi potrai costruire una storia vincente per connetterti con il pubblico.

Inoltre la storia, non deve raccontare tutto per essere compresa dal pubblico. Il raccontare tutto è spesso una trappola che rende la presentazione molto noiosa, al pubblico interessa solo il succo, la parte più importante. La bravura di uno speaker, sta nel riuscire a riassumere un grande argomento in un concetto semplice.

4- Semplicità

La semplicità è difficile da raggiungere per lo speaker, ma è molto amata dal pubblico. La domanda fondamentale che bisogna farsi in questi momenti è: Quale è l’essenza del messaggio? Se il tuo pubblico dovesse ricordarsi solamente tre cose di ciò che gli hai detto, quali sarebbero le tre cose:

1. …………………….
2. …………………….
3. …………………….

5-  Delineare i tuoi contenuti

Prima di aprire PowerPoint o KeyNote, pianifica la tua presentazione in “modo analogico”, ovvero, lascia spento il Notebook o il MacBook, ed inizia a buttar giù le tue idee con carta e penna, oppure con una bella lavagna se puoi averla a disposizione. E’ fondamentale, prima di fare le slides, riuscire a creare una struttura della nostra presentazione, grazie alla quale possiamo capire quando sia utile intervenire con elementi come foto o grafici. Pianificare in “analogico” ci consente di poter essere liberi di sbagliare e tornare indietro velocemente, molto più velocemente che se avessimo già imbastito la nostra presentazione “digitale”. In “analogico” infatti abbiamo sempre sotto i nostri occhi tutta la situazione.

6- La struttura deve essere chiara

Esatto, la struttura della presentazione è fondamentale per il successo del tuo talk. Se non si chiariscono le idee all’inizio, quando si passa alla creazione delle slides, si produrrà sempre maggior dispersione, finendo con l’allontanarci da quello che dovrebbe essere il flusso principale della nostra presentazione. Il pubblico, ci mette a disposizione il proprio tempo prezioso, e se nota che all’inizio della nostra presentazione noi proponiamo qualcosa di interessante, che però poi non riusciamo a spiegare per via della dispersione e farraginosità della presentazione, finirà per irritarsi ed annoiarsi. A quel punto si potrà dire che la nostra presentazione è stata un fallimento.

7- Quindi?

Questa è la domanda che bisogna chiedersi più volte possibile quando si sta pianificando una presentazione. Bisogna infatti mettersi nei panni del pubblico. Quante volte sarà capitato di sentire qualcuno che ti spiega qualcosa, per poi cadere in una digressione inutile per il contesto del discorso? Quante volte avete pensato dentro di voi: “E quindi?”.

Bene, fatelo anche per le vostre presentazioni, infatti il vostro punto di vista può essere interessante, ma in questo contesto, è utile o è superficiale? E’ facile cadere in questa trappola, quindi domandatevi spesso: “E quindi?”, se non riuscite a rispondere alla domanda togliete quella parte dalla vostra presentazione e tornate a concentrarvi sul Focus.

8- Il test dell’ascensore?

Il test dell’ascensore, riprende la classica spiacevole ma reale scena nella quale il “boss” non può ascoltarvi per 30 minuti, ma deve scappare per un impegno urgente, e vi chiede di illustrargli la tua idea in ascensore. Riesci ad esporre tutto in 5 minuti?

Questa è una situazione limite, ma il concetto è chiaro, ovvero, la tua presentazione deve poter essere riassunta in una presentazione più coincisa, non si sa mai cosa può capitare, e il fatto di dover prendere per forza 50 o 30 minuti per farsi capire dal pubblico può essere sintomo che tu voglia raccontare l’intera storia, senza focalizzarti sui punti chiave.

In teoria dovrebbe essere possibile riassumere il tuo concetto con una singola frase (il test David Belasco).

9- L’arte del raccontare la storia

Le buone presentazioni includono delle storie; infatti, i migliori speaker illustrano i loro concetti utilizzando delle storie, molto spesso personali. Il modo più semplice per spiegare idee complicate è il condividere storie che spieghino il concetto. Le storie rimangono facilmente nella mente del pubblico, quindi se vuoi che l’audience si ricordi del tuo talk, cerca di trovare delle storie brevi ed interessanti per illustrare i punti focali del discorso.

E’ utile pensare ai 30-50 minuti della durata di un talk, come un’opportunità di raccontare una storia. Le buone storie iniziano con un inizio chiaro, che porta ad una parte centrale interessante e curiosa per poi finire con una conclusione logica.

10- Confidenza – Come ottenerla?

Più conosci il materiale su cui hai lavorato e meno sarai nervoso. Noi, tendiamo ad avere paura delle cose che non conosciamo; nel caso di una presentazione questa paura si trasforma in ansia. Per evitare l’ansia, o meglio, per ridurla al minimo, bisogna lavorare sul materiale da visualizzare al pubblico, esercitarsi e provare più e più volte la presentazione, in modo tale da conoscerne il flusso e riuscire a domarlo. Se noi infatti siamo padroni di ciò che stiamo mostrando, saremo molto meno ansiosi, ed anzi, sapendo con certezza quale sarà la prossima slide, potremmo introdurla con una domanda o con un concetto che le apra la strada. Quindi, rimuovendo le cose che non si conoscono e facendo pratica sul nostro materiale espositivo, ridurremo l’ansia ed il nervosismo, lasciando spazio alla confidenza che si traduce nella naturalezza di esposizione.

Un grazie agli autori delle immagini:

Keynote Room: http://www.flickr.com/photos/nitot/ / CC BY-NC-SA 2.0

Paper & Pencil: http://www.flickr.com/photos/quacktaculous/ / CC BY 2.0